sofskill : Komunikasi Bisnis

Siti Maysaroh 17612070 3SA01

Latar Belakang dan Peranan Komunikasi dalam Dunia Bisnis 

1.      Latar Belakang Penyelenggaraan Komunikasi dengan Pasar

Economic of Relative Plenty merupakan usaha seorang pengusaha utnuk dapat menutup jurang yang menjadi penghalang antara prodsen dengan konsumen yang menjadi calon pembeli atau pengguna barang atau jasa yang dihasilkannya. Sudah menjadi tugas dan tanggung jawab seorang pengusaha untuk selalu dapat mempengaruhi besarnya permintaan akan barang yang dihasilkannya, dan setiap pengusaha harus selalu memelihara konsumennya dengan pasar.

     

Penyelenggaraan komunikasi dengan pasar, merupakan suatu syarat mutlak bagi setiap produsen yang menghasilkan produk secara besar-besaran yang ditunjukan kepada para konsumen yang tidak dikenalnya. Selain itu komunikasi bisnis juga menjadi syarat mutlak untuk menjamin kelangsungan hidup dan berkembangya peusahaan.

Sarana – sarana komunikasi perdangan  yang tersedia antara lain adalah dalam wujud pengiriman surat, pengiriman kawat, percakapan telepon, kunjungan pribadi, dan lain-lain.

Untuk menjangkau pemasaran yang luas seorang pengusaha memerlukan komunikasi pemasaran yang khusus seperti periklanan. Karena periklanan dalam merangkai usaha yang dilakukan setiap pengusaha merupakan suatu alat pemasaran dalam bidang komunikasi massa.

2.      Konsep Dasar dan Peranan Komunikasi

Komunikasi merupakan kegiatan manusia untuk berhubungan satu dengan yang lain secara otomatis. Hakekatnya naluri manusia selalu hidup berkawan atau berkelompok serta bersosialisasi. Dengan begitu naluri tersebut bisa dikatakan sebagai bagian yang hakiki dari kehidupan manusia bermasyarakat.

Komunikasi dapat juga diartikan hubungan kontak antara manusia baik individu maupun kelompok. Berikut pengertian komunikasi :

 1.      .Edward Depari ( Komunikasi dalam organisasi )

Komunikasi adalah proses penyampaian gagasan, harapan, pesan yang disampaikan melalui lambang tertentu yang mengandung arti yang dilakukan oleh pemberi pesan ditujukan kepada penerima pesan.

 2.  James A.F Stoner ( Manajemen )

Komunikasi adalah proses dimana seorang berusaha memberikan pengertian dengan cara pemindahan pesan.

 3.  John R. Schemerhorn ( Managing Organizational Behaviour )

Komunikasi dapat diartikan sebagai proses antar prbadi dalam mengirim dan menerima simbol-simbol yang berarti bagi kepentingan mereka.

4.   William F. Glueck ( Manajemen ),

Komunikasi dapat dibagi dalamdia bagian :

a.       Interpersonal Communications

Proses pertukaran informasi serta pemindahan pengetian antara dua orang atau lebih di dalam kelompok kecil manusia.

b.      Organization Communications

Di mana pembicara serta sistematis memberikan informasi dan menindahkan pengertian kepada orang banyak di dalam organisasi dan kepada probadi-pribadi dan lembaga-lembaga di luar yang ada hubungannya.

Sunarja dan Djoenoesih Sunarja dalam seri ilmu Komunikasi (Komunikasi persuasi dan Retorika ) memberika gambaran deinisi komunikasi sebagai berikut :

1.      Charles H. Cooley

Dengan komunikasi dimaksud mekanisme yang mengadakan hubungan antara manusia dan yang mnegembangkan semua lambang dari pikiran-pikiran bersama dengan arti yang menyertainya dan melalui keleluasaan (space ) serta menyediakan tepat pada waktunya.

2.      Carl l. Hovland

Ilmu komunikasi adalah suatu sistem yang berusaha menyusun prinsip-prinsip dalam bentuk yang tepat mengenai hal memindahkan penerangan dan membentuk pendapat serta sikap-sikap. Carl l.Hovland juga mengemukakan komunikasi adalah proses di mana seorang individu mengoperkan perangsang untuk mengubuh tingkah laku individu-individu yang lain.

3.      William Albig

Komunikasi adalah proses pengoperan lambang-lambang ang berarti individu-individu.

4.      Wilbur Schramm

Kita berusaha mengadakan persamaan dengan orang lain.

5.      Sir Geral Barry

Berkomunikasi adalah berunding bahwa dengan berkomunikasi orang memperoleh pengetahuan, informasi dan pengalaman karena itu maka orang saling mengerti percakapan, keyakinan, kepercayaan dan kontrol sangat diperlukan.

Dapat disimpulkan adalah penyampaian informasi dan pengertian dari seseorang kepada orang lain. Komunikasi dapat berhasil apabila timbul saling pengertian , yaitu jika kedua belah pihak di pengirim dan si penerima informasi dapat memahaminya. Hal ini tidak berarti bahwa kedua belah pihak sama-sama harus menyetujui sesuatu gagasan tersebut, tetapi yang terpenting adalah kedua belah pihak memahami gagasan tersebut. Hal seperti inilah baru dapat dikatakan komunikasi yang berhasil.

 Apabila dirumuskan, pada dasarnya komunikasi adalah pemberian dan penerimaan informasi berupa pengetahuan dan pengertian dengan maksud untuk mengubah partisipasi agar hal-hal yang diberikan itu menjadi milik bersama. Tujuannya jelas untuk mencapai pengertian dan sikap yang sama atau memperoleh kesatuan bahasa terhadap suatu masalah atau informasi, sehingga dengan demikian dapat menggunakan partisipasi mereka untuk berbuat sesuai dengan yang dikehendaki.

Pada dasarnya komunkasi merupakan :

a.       Landasan atau dasar aktivitas

b.      Dasar ayau landasan terjadinya kerjasama

Oleh karena kamunikasi merupakan dasar tindakan serta dasar kerjasama maka hanya kesepakatan atas dasar tindakan sarta kerjasama itulah kegiatan yang ada di dalam setiap lingkungan dapat berlangsung secara harmonis. Tanpa adannya kesepakatan maka segala rencana, perintah, laporan, keluhan dan sebagainya tidak mungkin menimbulkan reaksi dan jawaban dan tidak mengkin pula tercapai apa yang telah ditetapkan.

Komunikasi dapat diformulasikan sebagai berikut :

1.      Sebagai alat untuk menciptakan kesamaan pengertian

2.      Sebagai alat untuk menggerakkan perbuatan atau reaksi pesan (komunikator)

Perlu kita sadari bahwa komunikasi adalah sekedar alat dan bukan tujuan. Oleh karena itu adalah penting bagi semua pihak secara bersama-sama berusaha menciptakan komunikasi yang baik dan sehat. Komunikasi yang sehat merupakan kondisi bagi lancarnya aktifitas dunia bisnis atau dusian usaha.

      Pada dasarnya konsep dasar komunikasi meliputi :

     

1.      Proses komunikasi

Proses komunikasi berjalanan antara dua orang atua dengan kelompok. Dalam komunikasi antar personal ini, akan menyebabkan terjadinya proses encoding dan decoding. Encoding artinya menjabarkan atau menggantikan ide ke dalam bentuk bahasa, sedangkan decoding  adalah sebaliknya, yaitu menjabarkan dari bahasa kedalam bentuk ide.

Pada proses encoding dan tranmission sangat memegang peranan penting motivasi, di sini dimaksudkan motivasi dari pihak-pihak yang berkomunikasi. Hal-hal lain seperti perilaki pribadi, kebutuhan dan persepsi adalah sumber kontribusi terhadap motivasi.

Komunikasi bersifat verbal dan non verbal, verbal perlu di lihat dari nada suaranya, cara penyampaiannya, ekspresi wajah, dan sebagainya. Sedangkan non verbal perlu di lihat dari bentuk surat, cara menulis, reaksinya dan sebagainya.

     

2.      Elemen-elemen komunikasi

Murpy menyatakan elemen komunikasi adalah :

a.       Sender-write, speaker, encoder (pengirim, penulis, pembuat pesan)

b.      Message (pesan)

c.       Medium-letter, memo, report, speech, chart, etc (media surat, memo, laporan, materi pembicara, pembicaraan, peta, dan sebagainya)

d.      Receiver-reader, listener, perceiver, decoder, (penerima, pembicara,

e.       pendengar, pengamat)

3.      Motivasi untuk komunikasi

Orang mencoba mencari informasi dan berkomunikasi karena didorong oleh motivasi untuk :

a.       Mengurangi ketidakpastian

Medorong kita ntuk mencari informasi dan berkomunikasi dengan orang lain atau dengan apa yang dapat memberi informasi yang kita butuhkan.

b.      Memecahkan masalah

Karena kurang informasi dan komunikasi maka selalu timbul keraguan sehingga tidak dapat mengambil keputusan dalam memecahakan suatu masalah.

c.       Meningkatkan keyakinan

Komunikasi sangat diperlukan untuk meningkatkan keyakinan, apa yang sudah kita ketahui.

d.      Kontrol situasi

Memberikan informasi kepada konsumen baru terhadap barang yang diperlukan oleh konsumen.

e.       Balikan (feedback)

Kebutuhan  komunikasi dirasakan sebagai balikan dari apa yang dirasakan sudah berjalan lancar.

3.          Tujuan Komunikasi

Yang menjadi tujuan setiap proses komunikasi adalah :

a.  Menciptakan pengertian yang sama atas setiap pesan dan lambang yang disampaikan, dengan maksud apa yang kita sampaikan dapat dimengerti oleh komunikan dengan sebaik-baiknya sehingga mereka dapat mengerti dan mengikuti apa yang kita maksud.

b. Merangsang pemikiran pihak penerima untuk memikirkan pesan yang ia terima, agar gagasan tersebut dapat diterima orang lain dengan pendekatan persuasif, bukan memaksakan kehendak.

c. Melakukan suatu tindakan yang selaras sebagaimana diharapkan dengan adanya penyampaian pesan tersebut yaitu untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu. Yang harus diingat adalah bagaimana cara yang baik untuk melakukannya.

d.  Memahami orang lain, kita sebagai komunikator harus mengerti benar aspirasi masyarakat tentang apa yang diinginkan, jangan mereka menginginkan kemauannya.

Tujuan kita tersebut :

 1. Apakah kita ingin menjelaskan sesuatu kepada orang lain. Ini dimaksudkan apakah kita mengiginkan supaya orang lain mengerti dan dapat memahami apa yang kita maksudkan.

 2. Apakah kita ingin supaya orang lain menerima dan mendukung gagasan kita. Dalam hal ini tentunya cara penyampaian akan berbeda dengan cara yang dilakukan diatas. 

 3. Apakah kita ingin supaya orang lain tersebut mengerjakan sesuatu atau seupaya mereka mau \  bertindak.

Untuk mencapai hasil komunikasi yang diharapkan dan untuk menghindarkan hal-hal yang mudah menghambatnya, maka perlu diketahui prinsp-prinsip komuniksi adalah :

 1.      Prinsip “hilang dalam perjalanan” (Principle of line loss)

Pinsip ini mengatakan bahwa efektivitas suatu komunikasi condong berubah menurut jaraknya. Artinya makin banyak orang campur tangan dan makin jauh jarak komunikator dengan komunikan maka makin besar kemungkinannya bahwa maksud dan pesan komunikan itu diputar balikkan, ditunda atau dihilangkan.

 2.      Prinsip “himbauan emosional” (Principle of Emotional Appeal)

Himbauan emosi lebih cepat dikomunikasikan daripada himbauan pada akal pikiran. Gagasan atau ide akan lebih didengar dan dimengerti orang kalau dihubungkan dengan kepentingan pribadi komunikan.

 3.      Prinsip aplikasi (Principle of Aplication)

Makin banyak suatu cara komunikasi diperaktekkan, maka makin banyak dimengerti dan dikenang. Manusia bersifat lupa sehingga oleh karenanya agar pesan atau informasi terikat dalam ingatan orang (selalu diingat), perlu diulang-ulang.

Informasi adalah nama untuk kegiatan pengawasan terhadap apa yang ditukar menukar dengan dunia luar, sehingga kita dapat menyesuaikan diri terhadapnya dan berdasarkan informasi tersebut memang merasakan bahwa penyesuaian terjadi

karenanya.

4.      Komponen-komponen Komunikasi

Bertitik tolak dari pada pengertian komunikasi maka kita dapat mengetahui bahwa variabel atau komponen komunikasi meliputi :

a.       Komunikator/ Communicator yaitu subjek yang menerima pesan/informasi atau berita.

b.      Komunikan/ Communicate yaitu subjek yang menerima/dituju berita yang dikirimkan.

c.       Pesan/berita/warta (message)

d.      Respon/response yaitu tanggapan

e.       Media/tool/technology yaitu alat yang digunakan untuk menyampaikan warta/pesan.

Komunikasi yang baik pada umumnya mempunyai ciri :

a.       Pesan yang disampaikan jelas

b.      Penerimaan warta dalam situasi yang tepat/siap

c.       Cara yang digunakan efisien

5.      Komunikasi Tatap Muka

Tujuan daipada komunikasi tatap muka antara lain:

1.   Mengerti akan pentingnya komunikasi tatap muka dalam memecahkan masalah.

2.  Mengerti kapan komunikasi tatap muka lebih tepat digunakan dalam menyelesaikan masalah.

3.  Mengerti tentang komponen-komponen pokok agar komunikasi tatap muka mejadi baik.

4.  Mempelajari teknik-teknik pokok agar komunikasi tatap muka menjadi baik.

5.  Dapat mengembangkan keterampilan dalam meningkatkan komunikasi tatap muka.

Keuntungan komunikasi tatap muka adalah untuk meningkatkan pemahaman terhadap arti yang tersimpan. Sering terjadi kesulitan berkomunikasi dengan merasakan dan minilai maupun menulis atau tertulis. Membaca diantara baris sering tidak tentu. Berkomunikasi dengan tatap muka akan mengajak anda untuk berkesempatan membaca isyrat,aekspresi wajah, gerak tangan, tekanan suara, dan lain-lain.

           

            Kerugian komunikasi tatap muka adalah memerlukan waktu yang lama. Diskusi para pegawai membutuhkan dua cara yaitu motivasi dan promosi antara keduanya memerlukan waktu. Kadang-kadang kita berdiskusi merencanakan dalam menggunakan waktu yang singkat dan waktu yang lama, masalah secara tidak sadar membawa emosi. Komunikasi tatap muka menghendaki keterampilan komuikasi, mendengarkan secara efektif, dan menangani konflik dan reaksi negatif.

            Berdasarkan jumlah komunikan yang dihadapi komunikator, komunikasi tatap muka diklasifikasikan menjadi dua jenis, komunikasi antar personal dan komunikasi kelompok.

   1.  Komunikasi antar personal

Komunikasi antar personal (interpersonal communication) adalah komunikasi antara komunikator dengan seorang komunikan. Komunikasi jenis ini dianggap paling efektif dalam hal upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang, karena sifatnya dialogis, berupa percakapan. Arus baliknya bersifat langsung. Komunikator mengetahui pasti apakah komunikasinya itu positif atau negatif, berhasil atau tidak. Jika tidak, ia dapat meyakinkan komunikan ketika itu juga karena ia dapat memberi kesempatan kepada komunikan untuk bertanya seluas-luasnya.

2.Komunikasi kelompok

Komunikasi kelompok (group communication) termasuk komunikasi tatap muka karena komunikator dan komunikan berada dalam situasi saling berhadapan dan saling melihat.

            Sama dengan komunikasi antar personal, komunikasi kelompok pun menimbulkan arus balik langsung. Komunikator mengetahui tanggapan komunikan pada saat sedang beromunikasi sehingga apabila disadari bahwa komunikasinya kurang atau tidak berhasil ia dapat segera mengubah gayanya atau sikapnya.

            Komunikasi kelopmpok adalah komunikasi dengan sejumlah komunikan. Karena jumlah komunikan itu menimbulkan konsekensi, jenis ini diklasifikasikan menjadi komunikasi kelompok kecil dan komunkasi kelompok besar.

a.       Komunikasi kelompok kecil

Suatu situasi komunikasi dinilai sebagai komunikasi kelompok kecil, apabila situasi komunikasi seperti itu dapat diubah menjadi komunikasi antara personal dengan setiap komunikan. Dengan lain perkataan, antara komunikator dengan setiap komunikan dapat terjadi dialog atau tanya jawab. Kelompok kecil kurang efektif dalam mengubah sikap, pendapat dan perilaku komunikan karena diri tiap komunikan tidak mungkin dikuasai seperti halnya pada komunikan komunikasi antar personal. Dibandingkan dengan komunikasi kelompok besar, komunikasi kecil lebih bersifat rasional. Ketika menerima suatu pesan dari komunikator, komunikan, menanggapinya dengan lebih banyak menggunakan pikiran daripada perasaan.

b.      Komunikasi kelompok besar

Suatu situasi komunikasi dinilai sebagai komunikasi besar jika antara komunikator dan komunikan sukar terjadi komunikasi antar personal. Pda situasi komunikator seperti ini para komunikan menerima pesan disampaikan komunikator lebih bersifat emosional. Lebih-lebih jika komunikan hiterogen, beragam dalam usia, pekerjaan, tingkat pendidikan, pengalaman dan agama.

            Demikian beberapa hal yang mengenai komunikasi tatap muka yang sifatnya dua arah timbal balik dan menimbulkan arus balik seketika.

Sumber :

Sumber: http://www.elearning.gunadarma.ac.id/index.php?option=com_wrapper&Itemid=36