Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat
A. PERTEMUAN
Pertemuan adalah suatu kumpulan dari orang; suatu konvensi, sebagai, seorang besar pertemuan, yang harmonis pertemuan
Jenis pertemuan yang khas adalah:
– Pemecahan masalah
– Pengambilan keputusan
– Perencanaan
– Feed forward (status laporan dan presentasi informasi baru)
– Komentar (bereaksi dan evaluasi)
– Kombinasi pertemuan
B. RAPAT
Dibawah ini ada beberapa pengertian
rapat dari beberapa sumber, Namun pada dasarnya memiliki makna yang sama, antara
lain :
- Rapat adalah pertemuan ata kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama
- Rapat (pengertian luas) rapat dapat menjadi sebuah permusyawaratan, yang melibatkan banyak peserta dan membahas banyak permasalahan penting.
- Rapat (pengertian sempit) rapat dapat berupa diskusi yang hanya melibatkan beberapa peserta dengan pembahasan yang lebih sederhana. Dalam Sub bab ini hal-hal yang berkaitan dengan permusyawaratan tidak lagi diuraikan, dan lebih kepada rapat dalam pengertian umum/sederhana secara teknis.
- Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka, yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
- Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
- Rapat merupakan media yang dapat dipakai unttuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.
Macam-Macam Rapat
Rapat dapat dibedakan menjadi
beberapa macam, tergantung pada segi peninjauannya.
1. Menurut tujuannya, rapat dapat
dibedakan menjadi :
A. Rapat penjelasan, ialah rapat
yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para anggota, tentang
kebijakan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang prosedur kerja atau
tata-cara kerja baru, untuk mendapat keseragaman kerja.
B. Rapat pemecahan masalah bertujuan
untuk mencari pemecahan tentang suatu masalah yang sedang dihadapi. Suatu masalah
dikatakan sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan
dengan masalah-masalah lain, saling mengait. Masalah itu demikian sulitnya,
demikian ruwetnya karena keputusan yang akan diambil akan mempunyai pengaruh
atau akibat terhadap masalah yang lain.
C. Rapat perundingan, yaitu
rapat yang bertujuan menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan
tengah agar tidak saling merugikan kedua belah pihak.
2. Menurut sifatnya rapat dibedakan
menjadi :
A. Rapat Formal, yaitu rapat yang
diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut ketentuan yang
berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
B. Rapat Informal, yaitu rapat yang
diadakan tidak berdasarkan suatu perencanaan formal, dan dapat terjadi setiap
saat, kapan saja, dimana saja, dengan siapa saja. Rapat informal dapat juga
terjadi secara kebetulan, dimana para pesertanya bertemu secara kebetulan, dan
kemudian membicarakan suatu masalah yang mempunyai kepentingan bersama.
C. Rapat Terbuka, yaitu rapat yang
dapat dihadiri oleh setiap anggota. Materi yang dibahas bukan masalah yang
bersifat rahasia.
D. Rapat Tertutup, yaitu rapat yang
hanya dihadiri oleh peserta tertentu, dan biasanya yang dibahas menyangkut
masalah-masalah yang masih bersifat rahasia.
3. Menurut jangka waktunya, rapat
dapat dibedakan menjadi :
A. Rapat mingguan, yaitu rapat yang
diadakan sekali seminggu. Membahas masalah-masalah yang bersifat rutin yang
dihadapi oleh masing-masing manajer.
B. Rapat bulanan, rapat yang
diadakan sebulan sekali, setiap akhir bulan, untuk membahas hal-hal atau
peristiwa yang terjadi pada bulan yang lalu. Misalnya, membahas rugi laba bulan
yanglalu.
C. Rapat semesteran, yaitu rapat
yang diadakan sekali setiap semester [enam bulan], yang bertujuan untuk
mengadakan evaluasi hasil kerja sama enam bulan yang lalu, dan mengambil
langkah-langkah selanjutnya, jangka waktu enam bulan berikutnya.
D. Rapat tahunan, yaitu rapat yang
diadakan sekali setahun misalnya, rapat Dewan Komisaris, rapat umum pemegang
saham.
4. Menurut frekuensinya, dapat
dibedakan menjadi :
a) Rapat rutin, rapat yang sudah
ditentukan waktunya (mingguan, bulanan, tahunan)
b) Rapat insidental, yaitu rapat
yang tidak berdasarkan jadwal, tergantung pada masalah yang dihadapi. Biasanya
rapat diadakan apabila masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang sangat
urgen, yang harus segera dipecahkan.
Selain kita mengenal berbagai macam
rapat seperti yang telah diutarakan di atas, kita masih mengenal satu jenis
rapat yaitu yang dinamakan rapat kerja. Istilah-istilah lain yang mempunyai
pengertian yang sama, ialah rapat dinas, musyawarah kerja.
C. KOMUNIKASI DALAM PERTEMUAN DAN
RAPAT
Dalam pertemuan dan rapat seluruh
peserta harus menyadari posisinya dalam forum itu. Tiap peserta hendaknya :
- Mampu berkomunikasi dengan jujur, terbuka dan bertanggung jawab
- Mampu berperan sebagai komunikator yang baik tapi tidak memonopoli pembicaraan
- Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsif namun tidak emosional
- Mampu mengendalikan diri Setelah rapat berhasil membuat keputusan dan menyusun kesimpulan maka hasil tersebut harus di komunikasikan kepada peserta dan hasil dari rapat tersebut dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
D. TEKNIK BERBICARA, MEMBACA DAN
MENDENGARKAN
Berbicara merupakan bagian dari
komunikasi yang dipandang paling efektif. karena kemampuan berbicara bagi
seseorang akan ditandai oleh seberapa jauh mempengaruhi pikiran, perasaan dan
perilaku orang yang diajak bicara. Disamping itu keberhasilan orang berbicara
sangat dipengaruhi oleh luasnya pengetahuan yang dimiliki, banyaknya pengalaman
yang dimiliki, dan intelegensinya.
Selain teknik berbicara, perlu juga
diperhatikan teknik membaca. Membaca pada dasarnya adalah menyampaikan pikiran
dan perasaan orang yang tulisannya sedang dibaca. Oleh karna itu diperlukan
kemampuan lebih baik lagi dari kemampuan berbicara, karena dibutuhkan kemampuan
menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang
mendengarkannya.
Selain itu ada juga teknik
mendengarkan , nampaknya lebih mudah namun sesungguhnya mendengarkan harus
didukung oleh sikap ingin tahu, sabar dan mampu mencernakan isi suara yang
didengar. Untuk dapat mendengarkan dengan baik diperlukan konsentrasi dan
kepekaan indera pendengaran kita. Sehingga hasil dari mendengarkan adalah tambahnya
pengetahuan, informasi dan sekaligus menseleksi bobot informasi untuk membuat
keputusan.
E. MENYUSUN PESAN
komunikasi adalah sumber hidup
perusahaan dan sarana untuk mencapai serta mewujudkan sesuatu yang dikehendaki.
Komunikasi cenderung lebih merupakan suatu teknik daripada suatu sikap. Oleh
karena itu, waktu yang dimiliki seorang manajer hampir selalu tersita untuk
hal-hal berikut ini :
- Menyampaikan informasi atau gagasan kepada atasan untuk mempengaruhi pengambilan keputusan.
- Memberikan arahan kepada para manajer bawahannya dengan berbagai informasi untuk membantu kelancaran kerja mereka.
- Menyampaikan berbagai informasi kepada stafnya.
- Mengatur dan menetapkan strategi.
- Menerima dan menganikan penampilan-penampilan untuk semua orang yang bekerja baginya.
- Berkomunikasi dengan berbagai pihak di luar perusahaan, termasuk para pelanggan, instansi pemerintah, usaha-usaha perdagangan dan masyarakat umum.
Sumber :
http://elearning.gunadarma.ac.id/index.php?option=com_wrapper&Itemid=36
Tidak ada komentar:
Posting Komentar